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新宿区神楽坂の女性税理士です。夢をかなえるキャッシュフローパートナー

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EDGE TITLE NOTEとニトムズふせんを使ったノート術が、日経WOMANに紹介されました!

 
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うば としこ
新宿神楽坂の女性税理士うばとしこです。
税理士としてはまだまだ若手です。
お笑い大好き、やんちゃでマイウェイをゆく息子ととそれよりもっとやんちゃで気が強い娘がいます。夫はどこにいても聞こえるほど声が大きい人です。
神楽坂、飯田橋、お台場、豊洲近辺によく出没します。
詳しいプロフィールはこちら
うばとしこ
こんにちは!実は日経WOMANさんに取材をしていただいて、嬉しくて舞い上がっております!

その内容の一部を皆様に一足先にご紹介しちゃいますよ~!

オカムラ社長
前回から登場しているオカムラです。実はトップページの後ろ姿も、私です。あだなは「おかあさん」です。ノート術、どんなのか興味あります!
うばとしこ
おかあさん!MYぬか床をお持ちだったり、スイーツが大好きでお店をめぐっていたり、お掃除やお料理もとってもじょうずで、おもわず仲間内では「おかあさん」と呼ばせていただいています・・・!ノート術、お役に立てると嬉しいです!では、ちょっと長いですが、お時間のある時にでもお読みください~!

 

私が業務において行っていること、それは、お客様の会計、税務の全般について、会計の原則や税法の観点から適切な処理を行えるよう道すじをつくること、そのお客様の事業から生み出された利益に対し、適切な税金(過剰でもダメ(必要な節税)、不足でもダメ(脱税)、負担苦でもダメ(資金繰))をはじき出せるかどうか、ということで、そういったことを踏まえたうえで、もっともそのお客様に合う言葉の使い方、資料ツールの使い方、どのタイミングでお伝えするのかということに、ものすごーく気を使っているつもりです。

 

それには、期日管理が命、とも言えると思っています。

 

というのも、ご存知の通り、税務申告には期限があります。

また、各種制度を適用するための届け出をするにも、期限があります。

 

ということは、どのような戦略で今期の決算を迎えるのかを検討するタイミングにも、ある程度の締め日があると考えています。

 

そして、期限や締め日ギリギリでは本当にその選択が適切なのかどうかを、冷静に検討する時間を確保できないからこそ、余裕を持ったスケジューリングが必要になります。

 

 

そうすると、自ずと、1月にはここまでチェック、3月にはここまでの処理、5月には申告を完了させる、といった長期スパンの期限が年間を通じてやってくるわけです。

 

さらに、法人の場合には、1月〜12月まで毎月、決算月がバラバラですから、その一連の流れは、会社によって様々。

 

税理士業務の特徴としては、その一連の流れが、毎年、同じような時期におとずれる、というところだと思っています。

 

また、税理士は業務記録を残すことが義務となっており、いつ、誰に、どんな内容の相談を受けたのか?どんな申告をしたのか?など、克明に記録することが必要です。

 

 

この業界18年目、あらゆる期日管理の方法を試してきて

税理士になる前から、やはり期日管理は徹底的に必要だったため、ありとあらゆる方法で管理をしてきました。

エクセルで独自の表を作ったり、デジタルカレンダーでリマインド機能をつけたり、マンスリーカレンダーに書き込んだり、ガントチャートを作ってみたり。(今も必要な部分は併用して使っています)

どれも使いやすかったし、期日管理はバッチリできていたと思っていますが、ただ、「業務記録」は別途つける必要がありました。

 

業務記録の必要性

税理士の義務であるというだけでなく、業務記録の必要性は多々思うことがあります。

 

サービス業である以上、お客様のニーズを常に把握していたいもの。

毎年同じ時期の期日管理だけでは、なんの進歩もありません。

 

昨年と同じ時期に、お客様のどんなニーズに答えようとしていたか?

業務記録をつけることによって、ただ単に期日管理だけではなく、なんのためにその行動をしていたのかを思い返すことができるのです。

 

昨年の今頃は、こんな問題が生じていた。もしかしたら今年も同様のことが起こる可能性がある。それならあらかじめ対策を提案しておこう。とか。

 

あの月はどうして極端に売上額が下がっていたんだろう?人事的なことで悩みを抱えていた時期で、組織がうまく機能していなかったんだった!など過去の業務記録を振り返ることで生まれるサービスがたくさんあると考えています。

 

期日管理と業務記録をEDGE TITLE NOTEで

EDGE TITLE NOTEとは、KOKUYOのノートで、見開き2週間、片面5日分のスペースが用意されているノートです。(必ずしもそういった使い方をしなくてもアイデア次第で使い方が様々だとおもいます)

 

実際に私が使用しているEDGE TITLE NOTEがこれです。

飾り気もなく、使い込んでる感が出てますが・・・。


【メール便なら送料120円(税込)】 コクヨ<KOKUYO> EDGE TITLE<エッジタイトル> ノートブック セミB5サイズ 普通横罫(A罫):7mm エッジタイトル罫入り ノ-J3A 【RCP】

 

 

そして、実際の中身はこちらです。

付箋は、大きく3種類使っていて、

1、月間マンスリーふせん

2、ニトムズ透明方眼付箋

3、その他手元にあった付箋

です。

 

月間マンスリーふせん


【月間ブランクふせん 147×110mm 15枚 CDPG-33】日付と予定を書き込むだけでスケジュール管理できる付箋※20個までDM便可能[GreetingLife][M在庫-2-F4]

 

 

Greeting Lifeの月間ブランクふせんは、どのページにでも何度でも貼り替えることができるため、月間のスケジュールとデイリーの期日管理をバランスよく行うには欠かせないツールです。

 

これを使い始めたら、もう市販のスケジュール管理用の手帳は不要になりました。

 

このマンスリーには、事務所メンバーと打ち合わせた、半年後くらいまでのおおまかなアポイントの予定をメモ程度に書き込んでいます。

 

そして、実際にアポイントが確定したら、その部分を赤丸で囲んだり、確定したということがわかるようにします。

 

ふせんですから、自分の貼りやすいところに貼りかえながら、日々のスケジュールと同時に確認できるというメリットがあります。

 

その月が終われば、そのふせんは終わった月のページに貼りっぱなしにしておき、あとから確認用に残しておきます。

 

ニトムズ透明方眼ふせん


ニトムズSTALOGY ふせん 半透明 無地 50mm幅S3032

 

 

ニトムズの透明方眼ふせん。サイズは他にもありますが、私は小さめのこれを使用しています。

このふせん、半透明で方眼のマス目が入っており、概ね大部分にふせんの粘着部分が広がっているため、なかなかはがれないだけでなく、書き込みがしやすいのです。

 

私はこんな感じで使います。

毎月のチェックができるように、マス目に月数を書き込み、完了したらチェック印を入れ、また次月の対象日の所に貼り直すのです。

 

次月などに貼りなおすことによって、貼りなおした瞬間に、その次のスケジュールが入っていくため、同じ事柄を再度書き込むという手間を省くことができます。

 

また、そのタスクが1年に1度のものであったりすれば、ノートの裏表紙の分に貼り付けておくことによって、ノートの繰り越しを行う際に、漏れなく次のノートの該当箇所に貼りなおすことができます。

 

 

その他手元にあったふせん

これは、なんでもいいのですが、今だけの単発の出来事だろうと思われるものについては、透明の付箋でマス目チェックをする必要性がないため、手元にあった適当なものを使います。

 

そして、単発のお仕事なので、終わればそのふせんは処分します。

 

 

実施予定日にはふせんを貼り、業務記録はノートに書き込む

実際にその業務を行う予定日にはふせんを貼っておき、その日に実施したら業務記録として今度は直接ノートに書き込んでいきます。

その業務がまだ途中なのであれば、次の日の余白にそのふせんを貼り直し、翌日も実施したら業務記録としてノートに書き込む、ということをしていきます。

そして、その業務が完了した時点で、次回の実施日にそのふせんを貼っておけば、期日管理と業務記録が全て終わったことになるのです!

上部は直接ノートに書き込むことによって、業務記録になるわけです。

 

アイデアやメモはエバーノートモレスキン

毎朝、自分でテーマを決めてモレスキンに思うまま書く習慣をつけています。

 

例えば、「私にとって信頼とは」とか「今すべてがゼロになったら何がしたいか」とか「向こう10年間の私の事業計画」など、テーマはその日の気分です。

 

朝、子供を保育園に送ってから、出勤前のほんの15分〜30分の時間なので、大して深掘りすることもできません。

 

ただ、その思いつくままに書いたアイデアやメモが、あとあと点と点でつながって、太い線になったりすることが今までもたくさんあったので、自分の感性を信じるようにしています。

 

だからこそ、ノートに書いたものをデジタルで管理しておきたいという気持ちがつのり、使い始めたのがエバーノートモレスキン。

小さいものは常に持ち歩いていて、歩きながらでもメモができるようにしています。

 

大きいものは持ち運ぶには少々重いので、家か事務所に置きっ放しにしています。

 

モレスキンエバーノートは、その名の通り、Evernoteに取り込むためにデザインされたノート。

ただ私の場合はただ写真に撮ってアップするだけなので、このノートじゃなくても今のところまったく使い方は変わらないかも・・・・^^;

使いこなせばもっと便利に使えるはずなのですが、誰かのレクチャーなしではやらないと思います。笑

 

ただ、モレスキンは表紙が硬くて書きやすいのでこのノートはとても気に入っています。

 

ビジョンやウィッシュリストは逆算手帳に

大きなビジョン、やりたいこと(ウィッシュ)リスト100、家族の年齢と行事、出来事を10年後まで早見表にした図などは、逆算手帳に書き込んでいます。

 

逆算手帳はもっともっと書き込んで、ビジョン、なりたい自分へ近づくために、今何をするべきかを明確にしていきたいと思いながら、少しずつ少しずつ埋めているような使い方です。


逆算手帳 GYAKUSAN planner 2018年版 A5 ダブルマンスリー(ガントチャート&カレンダー)

細かなスケジュール管理をまったくしていない手帳。

どちらかといえば未来のことばかりを書くという使い方ができる、逆算手帳に出会ったのも、期日管理と業務記録がきっちりできているからこそだと思っています。同業の大先輩にお勧めいただいてその存在を知りましたが、これと出会わなかったら今の私はないと言っても過言ではありません。

 

おわりに

実はこれらの私のオリジナルノート術を、日経WOMANでご紹介いただける運びとなりました!

先日、取材&撮影をしていただきました!

 

2018年6月号、5月7日発売です!


日経ウーマン 2018年 6 月号

この今まで様々な方法を駆使した結果生まれたノート術、私に心の余裕をもたらしてくれました。

 

メディアに掲載されることなど全く予想していなかったので、綺麗でもないし、カラフルに色分けもされていません。でも、ノートを綺麗に書いている時間を確保できない人にはぴったりかもしれません!

 

少なくとも私は、このノート術で心に余裕が生まれ、人生の目標をかなえ続けるための手助けをしてもらっています。メディア掲載までかなえてくれた、まさに神業のノート術!と自画自賛(笑)

 

では、また!

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