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今さら聞けない?年末調整が終わったらマイナンバーの管理について再確認しましょう!

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税理士のうばとしこです。
税理士としてはまだまだ若手です。
お笑い大好き、やんちゃでマイウェイをゆく息子と男勝りで世話好きな娘がいます。子煩悩な夫と4人家族です。 学生時代から大好きだった街、吉祥寺に事務所を構えています。
詳しいプロフィールはこちら

こんにちは!税理士のうばとしこです!

今日は、息子の保育参観日。

当然、下の娘も同伴で参加するつもりでしたが、

保育園でインフルエンザが大流行中!!!

 

下のお子さん連れてきて大丈夫ですか?と先生のご配慮もあり、

急遽、下の子はパパとお留守番、ということに。

 

パパが仕事の時間を調整してくれなかったら、

参加を諦めるところでした。

インフルエンザ、怖いですね。大流行中です!!

 

 

さて、年末調整が終わり、その書類を片付けるとき、

もう一度確認しておかなければならないことがあります。

 

. 納付する源泉所得税が0円でも必要な手続きがあります!↗️

 

昨年の今頃は、始まったばかりということもあり

かなり気を使って管理していたマイナンバー。

今年はついついズサンな管理になってしまっていませんか?

 

書類の保管方法

マイナンバーが記載された書類は、のかかる棚や引き出しに保管しましょう!

 

システム環境

パソコンがインターネットに接続されている場合は、

ソフトウェアを最新版に更新するなど、セキュリティ対策を万全にしましょう!

マイナンバー関連のソフトやファイルへのアクセスは、担当者しかできない設定になっていますか?

 

退職や契約満了した社員のマイナンバー

すでに退職した社員や、契約満了の社員、

取引が終わった外注先のマイナンバーが記載された書類は、

確実にシュレッダーで破棄しましょう!

 

. 個人の外注先への支払時、源泉徴収はどうすればいいの?↗️

 

再度、安全管理措置のルールを確認しよう!

・組織的安全管理措置

マイナンバーを取り扱う担当者を決め、それ以外の人が閲覧できないような環境になっていますか?

 

・人的安全管理措置

ミスによる情報漏洩を防ぐため、担当者には徹底した教育をすることが求められています。

 

・物理的安全管理措置

上記にある、「鍵のかかる棚や引き出し」を準備するだけでなく、部屋の中でも隔離されたスペースや目立たない場所などに保管することが求められています。外部だけでなく、内部漏洩も懸念しなければなりません。

 

・技術的安全管理措置

マイナンバー関連のソフトへのアクセス権限を取扱担当者に限定する、ウイルス対策などで外部からの侵入を防ぐセキュリティ対策が求められています。

 

まとめ

年末調整、支払調書の作成など、期限が迫ってバタバタ処理を進めていると

マイナンバーの管理はついついズサンになりがちです。

 

けれども預かっているのは特定個人情報。最高レベルの機密事項です!

書類の整理をするときは、その取扱いについて充分気をつけなければなりませんね!

 

 

 

 

 

 

では、また!

 

 

 

 

 

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