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請求書のナンバリングが助けてくれる6つのメリット

 
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うば としこ
新宿神楽坂の女性税理士うばとしこです。
税理士としてはまだまだ若手です。
お笑い大好き、やんちゃでマイウェイをゆく息子ととそれよりもっとやんちゃで気が強い娘がいます。夫はどこにいても聞こえるほど声が大きい人です。
神楽坂、飯田橋、お台場、豊洲近辺によく出没します。
詳しいプロフィールはこちら

こんにちは!うばとしこです。

東京は、台風直撃です。

 

リオオリンピックが閉幕したと思ったとたんに、3つの台風がやってきました。
安倍マリオにもびっくりさせられましたが、今回の台風は被害も大きく、雨風の音が驚くほどで、怖いです。

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今日は、お仕事が終わって取引先へ請求書を発行するときのお話です。

 

請求書はまとめて経理部が処理します。という規模の会社様でない限り、
個人事業主や中小企業では、経営者及び各担当者が請求書を発行することがほとんどです。

 

その際、相手にきちんとお支払いただける、十分な事項が網羅されている請求書を作らなければ、せっかく提供したお仕事の成果をいただけないというトラブルの原因にもなりかねません。

 

ちなみに、請求書にはこの事項を記載しましょう、ということが
国税庁からもお知らせされています。(請求書等の記載事項や発行のしかた
1、書類作成者の氏名又は名称
2、取引年月日
3、取引内容
4、取引金額(税込み)
5、書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

 

でも、これだけではなんとももったいないのです!
もう一つ、付け加えたい事項があります。

 

ナンバリング(連番を付すこと)のメリット

 

今はクラウド型のテンプレートなどを使って、簡単に入力だけで作成できるサービスなどもありますが、
多くの請求書のひな形には、請求書ナンバーを記載する欄が用意されています。

 

この請求書ナンバーの欄を徹底的に管理するのがオススメだという話です。

 

ルールを決めるのは自由です。
そのルールで守ってほしいことがひとつ。

 

請求書ナンバーを連番にする。ということです。

 

だれが発行しても、
どんな形態(郵便、メールなど)で発行しても、
相手がだれであっても、
金額が少額でも、
現金売上でも、
掛売上でも、

 

すべてを連番で網羅できるルールをつくること。

 

これが今回の話のポイントです。

 

では、請求書ナンバーを連番にするメリットを挙げましょう!

1、その請求書が重複していないかどうかが明確

社内での連絡ミスで、別の担当者が重複して請求を出してしまうことを防ぎます。

 

2、その請求書を相手に送付したかどうかの確認が明確

 請求書を相手に渡した履歴を残すため、連番で一覧の顛末表を作成する。そしてその番号を使用したチェックを入れるようにすれば、送付の履歴、番号の重複リスクを合わせて回避できます。

 

3、その請求書のことで相手からの問い合わせ時、特定が簡単

相手方と請求書を共有しているため、請求書の特定にミスが無くなります。内部資料の特定が早ければ早いほど、きちんと管理されている会社なんだという印象を持っていただけます。

 

4、その請求書分の入金確認が一目瞭然!

 振り込まれた通帳の金額欄に請求書ナンバーをメモしておくことで、金額の確認、手数料の差し引きの有無等をチェックできます。
 現金で受け取った場合には領収書に売上No.を記載しておくことで記録がひも付けされます。

 

5、税務調査で、売上をごまかしていないという証明になる

調査で問題になるのは、簿外の売上がないかどうか。
ないものはない、という説明だけでは不十分。これですべてを管理しています、という証拠をもっていることはかなり強力な武器となります。

 

6、担当者が個人的にこっそり売上を着服することを防げる

 連番を付していない場合、悪意のある担当者が架空の番号で請求書を発行し、こっそり入金先を自分の口座にしたり、現金で受け取ってしまうということが可能になってしまいます。
 仲間を疑いたくない気持ちは誰もが持っているし、自分の仲間に限って・・・と思うのが当然ですが、不正ができない環境を整え、疑う余地がない状態にしておくことが信頼関係を崩さない秘訣だと思います。

 

気をつけなければいけないたったひとつのこと

それは、

番号を上書きしないこと

です。

修正、取消があっても、過去に使用した請求書ナンバーは、二度と使用しないこと。

 

こうすることにより、無効な請求書についての問い合わせがあった場合にも、その請求書は無効で、新たに○○番の請求書をお出ししております、といった対応が可能となります。

 

事業をしていくなかで、お金を頂戴するというもっとも大切な部分。

 

請求書をナンバリングして管理することによって、余計なトラブルを極力防ぎましょう!

 

 

では、また!

 

 

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うば としこ
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