領収書の整理の手順に正解はないけれど、楽チンなだけですませるのはもったいない！

お客様には、領収書の整理は毎月やりましょう、その都度メモしましょうって大きなことアドバイスします。

じゃあ、私はどうか？と言われると・・・・・

[speech_bubble type=”drop” subtype=”L1″ icon=”S_IMG_0500.jpg” name=”うばとしこ”] 実は領収書整理会を開催するまでは、気がついたら２〜3ヶ月、領収書の山！！ということがザラでした[/speech_bubble]

 

 

税理士だってそうなんです。

ついつい自分のことは後回しにしてしまいます。

 

 

 

領収書の整理を後回しにするとどうなるのか？

私の経験上、反省したことです。

 

後回しにすればするほど、確実に記憶は薄らいでいきます。

 

レシートをみても、何を買ったのか、誰と一緒だったのか、思い出せない・・・！

手帳や予定表でその日に遡って、ああそうだった、あの時ね・・・で、思い出すことができればいいです。

ここで問題なのは、その、思い出すためのロスタイムが発生してしまうこと！

 

思い出に浸る時間に変わる人も多いです　笑

 

ロスタイムはサッカーでは有効活用できるかもしれませんが、経理では無駄でしかありません。

さっさと終わらせるに越したことはないわけなので、記憶が薄まる前に、少なくとも1ヶ月に1度はまとめて処理をするのがベストだと思っています。

 

領収書整理会では何をするのか？

月に一度の領収書整理会、具体的には何をするのか？

 

領収書整理会に出席された方で、さあ始めましょう！というだけではキョトン？としてしまう方も多いです。

それは当然だと思います。

 

なので、やり方をお伝えする会ではないという前提なのですが、私なりのやり方をご案内しています。

 

まずはこんな手順をおすすめしています。下記の１〜７を、1回に1月分片付けることができれば、理想的です。

 

領収書整理の手順

１、領収書（レシートを含む）を現金払いとそれ以外に分ける

まず、ここから始めるのがポイントです。

 

現金払いとカード払い、振込、電子マネーなど、ごちゃごちゃになったまま日付順などに整理を始めても、お金の出所が異なるので処理が煩雑になります。

 

ここでは、現金払いのケースを説明します。

 

２、月別に分ける

１、で分けた現金払いについて、それぞれ月別に分けていきます。

 

ここで、あっという間に月別に分けることができるシートをプレゼントしています。

 

ごくシンプルなシートで、私が考案したものですが、これが実は好評です。

 

シートはもちろんお持ち帰り可能です。

 

３、日付順に並べる

次は月ごとに、日付順に並べ替えます。

私の場合は、ざっくりと5日単位で分ける方法をおすすめしています。

 

これにも私が考案したシートをお使いいただいています。

シンプルですが、シートを使うのと使わないのとでは、スピードに大きな差が出ます。

 

４、紙に貼る

この作業が必要なのか不必要なのか、意見が分かれるところではあります。

 

税理士でも、封筒にごっそり入れておけばいい、というアドバイスをされる方もいらっしゃいます。

後から見返すことなんてないでしょ？という方も多いです。

 

でも、見返しますよ。結構。

入力しているときは、情報が頭の中に浮かんでいるので、これくらい入力しておけば後からわかるかな、と思ってしまいますが、実は解明できないことも多いです。

 

すると、決算作業では、見返して確認することが出てきます。

 

だからこそ、領収書を貼るというこの面倒な作業をわざわざやることに意味があると思っています。

 

 

５、領収書を貼っておく紙について

裏紙を使ってもいいとは思います。

けれども、税務調査でも見られる可能性を忘れずに！

与える必要のない情報まで読み取られるリスクを回避するためにも、私は子どもが使い古したドリルの裏紙などを使っています。笑

 

実は、こんなエピソードがありました。

取引先とのやりとりで、税務上グレーな要求をされた折、、、。

もちろんその要求は断ったものの、上司に相談するためにそのメールを印刷しておいたそうで。

 

後日その紙を裏紙として領収書を貼るために使用。

税務調査で領収書のチェックをしていた税務署職員が、ふと紙の裏に記載されていることに疑問をもち、その相手の会社が通常どの様な処理をしているのか反面調査が入った。というエピソード。

この場合は相手の会社がターゲットになりましたが、内部のふとしたやりとりでも、十分リスクはありますよね。

ゾッとします。

もちろんグレーな取引を隠しましょう、っていう話ではなく、そもそもそれはやらない前提ですが、どこを見られているかわからないからこそ、業務上関係のある裏紙は使わない方がいいとお伝えしています。

 

７、入力する

会計ソフトを利用している方は、会計ソフトに、利用していない方はエクセルに入力します。

 

入力が終わった領収書には、金額部分にチェックを入れることを忘れずに！

入力がダブってしまうことを防ぎます。

 

最近では、MFクラウドやFreeeなどのクラウド会計ソフトを利用される方が増えています。

増えているのですが、使い方に迷っている方も増えているのが現状です。

 

多くの場合、ほんの些細なことでつまづいていることが多いので、会計ソフトの使い方についてもご質問があればお答えしています。

 

 

また、エクセルに入力した方も、後からデータを会計ソフトに取り込むことが可能です。

ですから、会計ソフトを利用し始めるかどうか迷っていたとしても、現時点でのエクセルデータが無駄になることはありません。

 

 

事業でもっとも大事な経理という仕事

ユニクロの柳井さんが、まだまだ中小企業だったユニクロ時代に、重要視していたポジションの一つに、「経理」が挙げられます。

 

優秀な営業マンでもなく、優秀な秘書でもなく、優秀な「経理人」に重きを置いていたと。

 

それは、「数字」の力を信じた成功者ならではの発想だと思っています。

 

事業は、「数字」が全てです。

 

シンプルに考えれば、お金がなくなれば、倒産するのです。

 

借金するにも、数字を表せなければ、説得材料がありません。

 

だから、せっせと領収書を整理するのです。笑

 

私は、その地味さがもっとも大切だと思っています。

 

 

まとめ

領収書の整理なんて、いつでもできる！と思っていて、隙間時間に片付けることができる方は、領収書整理会は不必要かもしれません。

 

一方、私と同じように、気がついたら2〜3ヶ月、いや、半年以上も領収書の整理をしていない方は、「数字」の力を使わずに事業経営をしているわけです。

 

ということは、今やっているそのお仕事が、黒字なのか赤字なのか、わかりません。

 

実は赤字かもしれないのです。

 

赤字の仕事というのは、経験は積めるかもしれませんが、お金は手元に残りません。

 

お金が手元に残らなかったら、生きていけませんよね！

 

 

そんな思いで、領収書整理会を開催しています！！！

 

 

 

事業を始めたばかりで、ご自身の経理のやり方が定まっていない方などにも、おすすめですよ！

では、また！

 

 

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